近年、AI 技術の進化により、業務効率化のためのツールが多く登場しています。その中でも ChatGPT は、資料作成の手助けをする強力なツールとして注目されています。今回は、ChatGPT を使って効果的に仕事に使える資料を作成する方法を具体的に解説します。
- 資料の構成を考える
まず、資料を作成する前に、資料の目的とターゲットを明確にしましょう。ChatGPT に「○○についての資料の構成を考えています」と入力すると、一般的な構成を提案してくれます。例えば、ビジネスレポートなら以下のような構成が考えられます。• 表紙 • 目次 • はじめに（背景と目的） • 本文（調査結果、分析、提案） • 結論 • 参考文献
このように、ChatGPT は基本的な構成を示してくれるので、必要に応じて追加や修正を行うことができます。
- コンテンツの骨子を作る
次に、各セクションで伝えたい内容の骨子を作成します。ChatGPT に「○○についての概要を書いてください」や「○○のメリットを3つ挙げてください」といった具体的なリクエストをすると、簡潔かつ的確な情報を提供してくれます。
例：
「サステナビリティの重要性について、簡潔に説明してください。」
これに対して ChatGPT は、
「サステナビリティは、環境、経済、社会の3つの側面で持続可能な発展を目指す概念です。企業はこれを重視することで、長期的な成長と社会的責任を果たすことが求められます。」
といった内容を提示してくれます。
- データの挿入と図表の作成
資料に信頼性を持たせるためには、データや図表が重要です。ChatGPT に「2023年の日本の経済成長率のデータを提供してください」と依頼すると、最新のデータを基にした情報を提供してくれます。さらに、「このデータをもとにグラフを作成する方法を教えてください」と尋ねれば、グラフ作成の手順も示してくれます。
- 書き方のブラッシュアップ
資料の完成度を高めるためには、文章のクオリティも重要です。ChatGPT に「この文章をもっとプロフェッショナルに書き直してください」とリクエストすると、ビジネスシーンにふさわしい言い回しや構成にリライトしてくれます。
例：
「我々の会社は今年、売上を10%増加させました。」
これを ChatGPT は、
「当社は今年度、売上を前年同期比で10%増加させることに成功いたしました。」
といった具合に、より洗練された表現に変換してくれます。
- チェックと修正
最後に、ChatGPT を使って資料全体のチェックを行いましょう。「この資料の誤字脱字をチェックしてください」や「全体の流れを確認して、改善点があれば教えてください」と依頼することで、資料の最終確認を効率的に行えます。
まとめ
ChatGPT は、資料作成の全プロセスにおいて役立つパートナーです。構成の提案から文章のブラッシュアップまで、幅広くサポートしてくれるため、効率的かつ質の高い資料を短時間で作成することが可能です。ぜひ、日々の業務に ChatGPT を活用してみてください。